Il faut tout d’abord apporter une réponse aux trois questions suivantes :

• Pourquoi voulez-vous connaître les coûts de vos produits et services ?

• Quelle est la nature exacte du bien ou service que nous mettons à la disposition de nos clients ?

• Comment est structurée l’entreprise pour répondre à la demande finale ?

En fait, ces deux questions peuvent se ramener à une seule qui serait :

Qui ou qu’est-ce qui consomme les ressources de l’entreprise pour satisfaire notre clientèle ?

Dans toute entreprise, il est possible de raisonner à trois niveaux ; les fonctions, les tâches et les produits finaux. Comme notre but ultime est de connaître le coût par produit, il est nécessaire de débuter l’analyse de l’organisation au niveau fonctions en comptabilité analytique. Naturellement pour parvenir à ces produits la réalisation d’un certain nombre d’opérations (tâches ou activités) est indispensable. Ces tâches s’insèrent-elles mêmes dans les grandes fonctions de l’entreprise.

Dans la phase de définition des liens, certaines fonctions sont auxiliaires au cycle de production (comptabilité, direction) et n’ont donc aucun rapport avec les produits. Elles sont alors à répartir (éventuellement) sur les autres fonctions opérationnelles.

Une fonction peut se définir par plusieurs tâches (rarement une seule) qui doivent être quantifiée obligatoirement. Des tâches de nature identique, mais de coûts unitaires différents peuvent se retrouver dans plusieurs fonctions. Pour diminuer le nombre de tâches par fonction (souhaitable mais pas critique), il faut savoir si l’on peut établir une relation entre elles (corrélation). Conceptuellement, il y aura par fonction autant de répartitions qu’il y a de tâches, soit vers les produits soit vers les autres fonctions. Comme l’objet de la répartition est représenté par une charge d’exploitation, celle ci pourrait intéresser plusieurs fonctions, il y aura donc là répartition sur les fonctions.

Une fois la nature de votre produit ou service final connu, il vous faut savoir comment vous l’obtenez, ce qui revient à savoir par quel détour technologique les ressources de l’entreprise se transforment en bien ou service.

Dans tous les cas ou il y a un "lien direct évident" entre consommation de ressources et production il convient de procéder à l’affectation de la charge concernée. Si cette affectation absorbe 95% des charges du compte d’exploitation, la question correspondant à la répartition du solde devient très théorique et d’une utilité très discutable.

Dans tous les autres cas il faut :

• Savoir s’il s’agit d’une charge liée ou non à la production et qui intéresserait un intervalle de temps différent de celui du cycle de production (assurance, provision pour congé, provision pour charges exceptionnelles, provision pour frais de chauffages) Pour toutes ces charges il faut décider soit de ne pas les répartir, soit de ramener leur consommation en terme de cycle de fabrication et les diviser par rapport à ce critère.

Par exemple une périodicité commune voudrait que l’on raisonne par mois car dans les secteurs à fort pourcentage de main d’œuvre la masse des charges se ramène aux salaires et on articule les autres charges par rapport à cet intervalle de temps. Certains services contiennent en eux cette notion de cycle en particuliers, dans le secteur médical les groupes homogènes de malades correspondent à des durées de séjour différentes. En fait des produits ou services qui ont des cycles différents sont automatiquement différents en terme de coûts. Mais en toute hypothèse, une durée mensuelle permets de représenter les cycles des différents produits de l’entreprise. Cette logique est assez simple d’application dans toutes les activités de service : banque, assurances, services médicaux, services publics.

Un certain nombre de cas paraissent échapper à cette logique mensuelle, il s’agit alors de production étalée sur des durées plus longues tel le secteur du bâtiment. La notion de chantier apparaît pour des durées supérieures au mois. En fait cette notion est difficile à manipuler du point de vue de la comptabilité analytique car un chantier est nécessairement constitué d’un ensemble de tâches que l’on pourrait retrouver pour tous les autres chantiers. Dans ce cas le produit n’est pas le chantier, mais les tâches qui le composent.

Dans toutes les situations, il devrait y avoir une concordance parfaite entre charge à affecter et biens ou service réalisées.

La périodicité du mois n’est qu’indicative et elle dépend de la seule possibilité de récolte de l’information. L’obtention d’un intervalle de temps inférieur est douteux (jour ou semaine), car l’information n’est pas généralement disponible et dans la majorité des activité industrielles, on ne règle pas de salaires à la journée. Par contre le cas du trimestre peut être retenu si les tâches de production sont accomplies pour cette périodicité.